29/06/2019

Comment récupérer la TVA sur les notes de frais selon les règles en vigueur ?

D'une façon générale, les frais professionnels que les salariés ou les dirigeants engagent pour le compte de leur entreprise et que celle-ci leur rembourse, donnent lieu à récupération de TVA de la même manière que les autres frais ou achats de l'entreprise.
Mais les remboursements de notes de frais concernent surtout certaines catégories de dépenses qui suivent un régime de déduction de TVA spécifique comme les frais de déplacement, de mission, de restaurant ou de carburant.

Conditions de base de la déductibilité de la TVA

Pour pouvoir déduire la TVA sur les frais, il est nécessaire de respecter diverses conditions de forme et de fond.

- Il faut avoir, pour chaque dépense, un justificatif, le plus souvent une facture, qui doit comporter les mentions obligatoires normales. Le montant de la TVA doit apparaître explicitement sur le justificatif, ainsi que l'identification du service ou de l'objet de la dépense, le nom du fournisseur et la date. La facture doit être établie au nom de la société, et non pas à celui du salarié.
Pour des dépenses inférieures à 150 euros, il y a une tolérance sur la forme des factures, toutes les mentions obligatoires ne sont pas requises. Par exemple pour les notes de restaurant, le nom du bénéficiaire peut ne pas être mentionné : il faut dans ce cas inscrire manuellement par la suite le nom de l'entreprise.
Les tickets délivrés par des automates (péages..) n'ont pas ce formalisme obligatoire, et peuvent permettre tels quels la déduction de la TVA, bien qu'il faudrait en théorie y ajouter manuellement les informations manquantes.
- La dépense doit être engagée dans l'intérêt et pour les besoins de l'exploitation de l'entreprise, c'est à dire ne pas être une dépense personnelle du dirigeant ou du salarié.
Nota : la dépense doit aussi être conforme aux usages : les dépenses excessives risquent à la fois de ne pas être fiscalement déductibles et d'être considérées comme des avantages en nature soumis aux cotisations sociales.
- La TVA est déductible à 100% si elle se rattache à une activité soumise intégralement à TVA. Dans le cas contraire, seule une partie de la TVA est déductible : application d'un coefficient de déduction.
D'autre part, certaines dépenses sont exclues par nature du droit à déduction comme par exemple les frais de transport en commun, les frais se rapportant aux véhicules de transport de personnes, les frais d'hôtel pour les salariés etc.

On peut distinguer différents types de dépenses qui ont chacun un régime propre au regard de la TVA : les frais de repas et de restaurant, les frais d'hébergement, les frais de déplacement et les autres frais.

Frais de repas et de restaurant

La TVA est déductible sur :
- les repas d'un salarié en mission ou en déplacement,
- les repas d'affaires avec les clients ou les fournisseurs et partenaires,
- les repas lors de réunions professionnelles entre salariés de l'entreprise.
Il faut s'assurer que les restaurants font bien apparaître les montants HT, TTC et la TVA sur leur notes (ou factures si le total est de plus de 150 euros). Les noms des personnes présentes doivent aussi être inscrits sur la note.

Frais d'hébergement

Pour les frais d'hôtel des salariés en déplacement, la TVA sur l'hébergement n'est pas déductible.
Par contre, la TVA sur les repas et petits déjeuners pris à l'hôtel est déductible à condition qu'elle figure sur une ligne distincte de la facture.
Les dépenses de logement pour le personnel suivent le même régime que les notes d'hôtel.
La TVA sur les frais d'hébergement de tiers : clients ou autre partenaires est elle déductible.

Frais de déplacement

- Il n'y a pas de TVA à déduire sur les dépenses de transport de personnes : avion, train, metro, bus, taxi.

- Les frais liés aux véhicules de transport de personnes (autos ou motos) ne permettent pas la déduction de TVA : il peut s'agir de frais de location, ou d'entretien et réparation. A l'inverse, la TVA sur les frais liés aux véhicules utilitaires (véhicules sans places arrière, véhicules de chantier) est déductible.

- La TVA sur les péages est déductible.

- La TVA sur les frais de parking n'est pas déductible, sauf pour les parkings loués près du lieu du travail et pour une durée significative (redevances ou locations mensuelles): dans ce cas la TVA est déductible.

- Carburants : il y a des règles de déduction particulières qui sont en évolution :

- Les frais des salariés ou des dirigeants qui utilisent leur véhicule personnel doivent en principe faire l'objet d'une note de frais kilométriques, sans TVA. Les frais kilométriques se calculent suivant un barème fiscal, et recouvrent l'ensemble des dépenses : achat du véhicule, assurance, entretien et carburant, à l'exception des péages et stationnements.

Autres frais

D'autres dépenses peuvent figurer sur les notes de frais comme des factures d'achat de fournitures ou autres matériels, de téléphone ou d'autres services. La TVA est alors déductible comme s'il s'agissait de dépenses payées directement par l'entreprise. Les factures doivent cependant être au nom de l'entreprise pour que la TVA soit déductible, comme précisé au § 1 ci-dessus.

Facturation des notes de frais aux clients

Si les frais de mission remboursés par l'entreprise à ses salariés sont (re)facturés ensuite à des clients, ils sont à joindre aux autres éléments de la facturation pour leur montant hors taxes, et entrent dans le total soumis à la TVA.

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